Prozessoptimierung

Was bedeutet Prozessoptimierung, wie ist sie zu erreichen?

Prozessoptimierung bedeutet die bestmögliche Gestaltungsform einer „Folge von Einzeltätigkeiten, die schrittweise ausgeführt werden, um ein geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen“ (Quelle: Wikipedia, 2013). Bestmöglich ist ein Zustand, der die im Voraus definierten Kriterien bei gleichzeitiger Beachtung der wechselseitigen Wirkungen auf einem insgesamt maximal erreichbaren Niveau erfüllt.

Die Unternehmensprozesse lassen sich nach verschiedenen Gesichtspunkten kategorisieren. In der Praxis wird häufig folgende Gliederung verwendet:



Darunter ordnen sich die einzelnen Prozesse an, z. B. Produktionsplanung, Beschaffung, Recruiting, Controlling.

Welche Fragen kennzeichnen die Prozessoptimierung?

Wichtig ist es, die Zielorientierung der Prozesse im Voraus anhand festzulegender Kriterien und Kenngrößen beurteilbar zu machen, um eine effiziente Realisierung eher zu gewährleisten. Zudem gilt es, dass möglichst abgeschlossene Ergebnisse der Prozessabläufe entstehen und keine (vermeidbaren) Brüche vorliegen.

Zum Erreichen der Unternehmensziele ist es in erster Linie erforderlich, wirtschaftlich, marktkonform und konkurrenzfähig zu sein. In Bezug auf die Prozessoptimierung bedeutet dies, die Entstehungsmechanismen sowohl der Kosten und Aufwendungen als auch der Erlöse (möglichst) zielkonform zu gestalten. In der Praxis können Beispielsweise Arbeitsroutinen, Regelungen und Organisationsformen vorliegen, die zu aufwendig oder nicht mehr zeitgemäß oder nicht zwingend notwendig sind. Darunter können der technologische Wandel, Veränderung des Kundenverhaltens, oder auch langjährig bewährte, jedoch nicht mehr rationelle Gewohnheiten der Prozessbeteiligten fallen.

Für eine erfolgreiche Fachkräftegewinnung und Fachkräftesicherung ist es notwendig, dass alle unmittelbar relevanten Prozesse des Personalmanagements optimal gestaltet sind. Dazu gehören insbesondere:

Die Prozesse des Personalmanagements hängen meistens mit den Prozessen der Organisationsentwicklung eng zusammen, deshalb ist es darauf zu achten, dass die jeweiligen Maßnahmen aus diesen Prozessbereichen miteinander korrespondieren.

Die Organisationsentwicklung (Optimieren der Organisation auf aktuelle und zukünftig erwartete Anforderungen) umfasst alle Gebiete der Organisation (wie Struktur, Prozesse, Personal, technische Ausstattung, Organisationsmittel, Regelungen). Die Vorgehensweisen sind Fallweise unterschiedlich,  z. B. Erarbeiten von neuen Lösungen, Erweitern der Kapazitäten, Abgleichen der zusammenhängenden Prozesse, Umorganisieren, Anpassen der Arbeitszeitregelung, Kooperieren mit externen Stellen, Outsourcing bzw. Insourcing, Flexibilisieren des Personaleinsatzes.

Die Auswahl und das jeweilige Vorgehen der näher zu betrachtenden Prozesse erfolgt in Abstimmung mit den Entscheidern unternehmensspezifisch und abhängig insbesondere nach der eingeschätzten Dringlichkeit und Bedeutung.


Alois Messing
Projektleiter INIFA - Initiative Fachkräfte

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Alois Messing - Projektleiter INIFA - Initiative Fachkräfte